Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von mikoprotect.com, bei der Bestellung sowie bei der Nutzung der SaaS-Anwendung unter app.mikoprotect.com. Stand: 22. September 2026.
1. Verantwortlicher
DIOMIKO UG (haftungsbeschränkt)
Frankenbacher Str. 32, 74336 Brackenheim, Deutschland
E-Mail: info@mikoprotect.com
2. Hosting und Server-Protokolle
Website, Anwendung, Datenbank und die für mikoprotect genutzten E-Mail-Dienste werden bei IONOS betrieben. Beim Aufruf können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Ressource, Referrer, Browser-/Geräteinformationen sowie Statuscodes. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb des Dienstes.
3. Cookies und Sitzungen
mikoprotect verwendet für das Portal technisch erforderliche Session-Cookies. Sie dienen der Anmeldung, Sitzungssteuerung und Sicherheit. Es werden nach dem geprüften Stand keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies eingesetzt. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
4. Bestellung und Vertragsverwaltung
Bei einer Bestellung verarbeiten wir insbesondere Unternehmen, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, optional die USt-IdNr., gewählten Tarif sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten. Die Daten sind zur Anbahnung und Durchführung des SaaS-Vertrags erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; handels- und steuerrechtlich erforderliche Aufbewahrungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
5. Zahlungsabwicklung über Stripe
Für Abonnements nutzen wir Stripe. Im Checkout werden Kunden-, Adress-, Steuer- und Zahlungsdaten an Stripe übermittelt bzw. dort erhoben. Angeboten werden nach aktuellem Stand Kredit-/Debitkarte und SEPA-Lastschrift. Stripe verarbeitet Daten zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Verwaltung des Abonnements. Anbieter für den europäischen Wirtschaftsraum ist insbesondere Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Rechtsgrundlage für die Übermittlung zur Vertragsabwicklung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Stripe Daten zu eigenen gesetzlichen oder regulatorischen Zwecken verarbeitet, handelt Stripe insoweit in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.
6. Benutzerkonten und Portalnutzung
Für Benutzerkonten verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle/Berechtigungen, Anmelde- und Sicherheitsinformationen sowie protokollierte Aktivitäten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern mittels sicherer Passwort-Hashverfahren verarbeitet. Das Portal verwendet organisationsbezogene Berechtigungen, CSRF-Schutz und sichere Sitzungs-Cookies. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zur Absicherung des Dienstes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Inhalte, die Kunden in mikoprotect verarbeiten
In mikoprotect können Kunden unter anderem Mandanten- und Ansprechpartnerdaten, Auditangaben, Maßnahmen, VVT, TOMs, DSFA, Datenschutzvorfälle, Betroffenenanfragen, Behördenvorgänge, Dokumente und Korrespondenz verarbeiten. Für diese Inhalte ist grundsätzlich der jeweilige mikoprotect-Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. DIOMIKO verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags und ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Kunden, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zu einer anderen Verarbeitung besteht.
8. Externe Bearbeitungslinks
Kunden können zeitlich bzw. funktional begrenzte Bearbeitungslinks an Ansprechpartner ihrer Mandanten senden, beispielsweise für Audits, TOMs, Maßnahmen oder Betroffenenanfragen. Dabei werden die über den Link eingegebenen Informationen dem jeweiligen Kundenkonto zugeordnet. Die datenschutzrechtliche Information der eingeladenen Personen hinsichtlich des fachlichen Verarbeitungsvorgangs obliegt dem jeweiligen Kunden als Verantwortlichem.
9. E-Mail-Kommunikation und Korrespondenzarchiv
System- und Benachrichtigungs-E-Mails werden über IONOS SMTP versandt. Soweit ein Kunde das Korrespondenzarchiv nutzt, können an eine organisationsbezogene mikoprotect-Archivadresse weitergeleitete E-Mails einschließlich Absendern, Empfängern, Betreff, Nachrichtentext und Anhängen in der Plattform gespeichert und dem Kunden zugeordnet werden. Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag des Kunden gemäß Art. 28 DSGVO.
10. Keine externe KI-Verarbeitung von Kundeninhalten
Nach dem derzeit produktiv vorgesehenen Stand werden Inhalte aus dem Tätigkeitsbericht und sonstige Kundeninhalte nicht zur externen KI-Verarbeitung übertragen. Eine frühere KI-Komponente ist im vorliegenden Softwarestand als nicht mehr Bestandteil der externen Verarbeitung gekennzeichnet. Sollte künftig eine optionale externe KI-Funktion eingeführt werden, wird diese Datenschutzinformation sowie – soweit erforderlich – die Unterauftragsverarbeiterliste vor produktiver Nutzung angepasst.
11. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Technische Empfänger können insbesondere unser Hosting- und E-Mail-Anbieter IONOS sowie im Rahmen der Zahlungsabwicklung Stripe sein. Zugriff durch Beschäftigte oder Beauftragte von DIOMIKO erfolgt nur, soweit dies für Betrieb, Support, Sicherheit oder Vertragserfüllung erforderlich ist. Unterauftragsverarbeiter für die Verarbeitung von Kundeninhalten sind im AVV aufgeführt.
12. Drittlandübermittlungen
Die Kernplattform wird nach dem geprüften technischen Stand auf IONOS-Infrastruktur betrieben. Bei Diensten wie Stripe können im Rahmen der jeweiligen globalen Infrastruktur Übermittlungen in Drittländer nicht vollständig ausgeschlossen werden. In solchen Fällen gelten die von dem jeweiligen Anbieter vorgesehenen Garantien nach Kapitel V DSGVO, etwa Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln.
13. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Vertrags- und Abrechnungsdaten werden entsprechend gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert. Portal- und Kundeninhalte werden für die Dauer des Vertrags verarbeitet und nach dessen Ende gemäß AVV und den gesetzlichen Pflichten gelöscht oder zurückgegeben. Sicherheits- und Aktivitätsprotokolle werden nur so lange vorgehalten, wie dies für Nachvollziehbarkeit, Sicherheit und Vertragserfüllung erforderlich ist.
14. Ihre Rechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
15. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für DIOMIKO ist grundsätzlich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig; Sie können sich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
16. Pflicht zur Bereitstellung
Die für Bestellung, Benutzerkonto und Vertragsabwicklung als erforderlich gekennzeichneten Daten werden für den Vertragsschluss bzw. die Nutzung benötigt. Ohne diese Angaben kann der jeweilige Dienst nicht oder nicht vollständig bereitgestellt werden.
17. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf mikoprotect.com veröffentlichte Fassung.